Le guide complet du travailleur nomade pour organiser son travail et ses loisirs en remote

Cela fait des mois que vous rêvez de partir travailler aux Etats-Unis, en Thaïlande ou en Europe. Mais comme beaucoup de travailleurs Français, vous bloquez sur les modalités.

Comment l'annoncer à vos clients ou à votre direction ? Est-il possible de travailler de manière asynchrone ? Comment vont se passer vos réunions ? Allez-vous être exclu de la dynamique d'équipe ? Comment gérer au mieux les visites et le travail ?

On répond à toutes vos questions dans ce guide ultime de l'organisation du travail nomade.

GÉRER LE DÉCALAGE HORAIRE ET LES RÉUNIONS :­

Rien de bien sorcier, tout passe par la communication. Il suffit de :

  • Prévenir largement à l'avance
  • Dédier des plages horaires aux réunions et aux calls
  • S’assurer de rendre vos dossiers légèrement en avance pour pallier le décalage horaire

Et pourtant, selon le décalage horaire, il y a de quoi faire flipper n'importe quel patron. C'est là où la confiance de l'employeur joue un rôle capital. Si elle est déjà gagnée, il n'y a aucune raison que ça se passe mal.

😅 En revanche, la méfiance de l'employeur vis-à-vis du salarié / prestataire peut gâcher l'expérience et créer un sentiment de malaise.

Vous pouvez rapidement être amené à travailler deux fois plus que prévu, par volonté de faire tes preuves.

Quant au manager, il peut vite être tenté de vous passer des petits coups de fil intempestifs pour vérifier si vous n'êtes pas à la plage ou en train de vous taper votre meilleur trek (alors que vous avez un dossier à rendre le lendemain).

👉 Vous l'aurez compris, mieux vaut avoir tissé de bonnes relations avant de tenter l'aventure. Du moins, assurez-vous de poser les bases dès le départ, avec un planning étudié, présenté dès le début de votre aventure professionnelle et validé des deux côtés. C'est notamment valable pour l'organisation des réunions.

Comment bien organiser ses réunions ?

Si vous êtes en CDI et en travail asynchrone, être présent aux réunions organisées par les équipes basées en France peut être un véritable casse-tête. Passées 5 heures de décalage, vous serez vite déphasé. Votre matin devient leur après-midi (ou l'inverse).

Alors, comment faire pour éviter de mettre un réveil en pleine nuit ?

🧰 Choisir les bons outils :

Pour être sûr d'être performant, mieux vaut être bien accompagné. Voici les principaux outils qui pourront vous aider à passer des réunions claires et nettes :

🗣️ Savoir introduire :

Les blancs au début d'une réunion, en attendant que tout le monde soit arrivé, font partie des moments gênants que l'on cherche tous à éviter. Pour autant, il y a de nombreuses façons d'occuper le terrain :

  • Se présenter en début de réunion : c'est tout bête, mais il est probable qu'une partie des intervenants à la réunion ne se rappelle pas qui vous êtes, ni quel poste vous occupez. N'hésitze pas à résumer votre mission en quelques mots.
  • Briser la glace : à l'aide de l'humour, de jeux collaboratifs, de questions pertinents, vous pouvez rapidement rendre l'introduction d'une réunion beaucoup plus intéressante et fédératrice. Inspirez-vous d'exemples d'icebreakers créatifs et amusants pour vos réunions à distance, recensés par My Happy Job.
  • Délimiter la réunion : Rappelle le sujet de la réunion et le temps prévu consacré à vos échanges.

📝 Bien préparer sa réunion en amont :

Tout préparer en avance est la clé d'une réunion réussie. On pourrait vous parler d'une interview réalisée endirect sur une chaîne de télé par le CEO de Remoters sur une plage nudiste... mais on préfère vous lister la marche à suivre :

  • Trouvez un lieu calme et éclairé
  • Vérifiez votre arrière-plan
  • Checkez votre micro et votre caméra pour éviter de faire perdre du temps aux autres
  • Préparez un fil conducteur avec les points clés à aborder
  • Préparez en amont les éléments que vous souhaitez partager (Google Sheets, présentations, sites Internet, maquettes...)

💭 Penser aux imprévus :

Même si vous avez bien tout préparé, vous n'êtes pas à l'abri d'une coupure de courant, de problèmes de connexion, d'un chat qui renverse un verre d'eau sur le clavier... Pour y remédier :

  • Gardez votre portable près de vous pour contacter vos interlocuteurs en cas de problèmes
  • Proposez un résumé écrit à envoyer en lieu et place de votre présentation orale­­­

S'ORGANISER AVEC PLUSIEURS CLIENTS :­

Si vous avez votre propre entreprise, que vous êtes en portage salarial, solopreneur ou freelance, vous avez probablement plusieurs clients à votre compte. Tous n'ont pas les mêmes envies, ni les mêmes façons de travailler. Pour vous simplifier la vie (et la leur), vous pouvez utiliser Notion ou Trello.

Notion se définit comme un espace de travail tout-en-un. Concrètement, l'outil permet de créer des documents (tableaux, documents, plannings, to-do…) que vous pouvez partager avec vos proches ou vos collègues.

➡️ Puisqu'une image vaut mille mots, voici un autre exemple d'utilisation de l'outil. Nous l'utilisons pour prévoir les prochains numéros de la Slow Motion... mais cela peut très bien s'appliquer à des contenus ou des projets à mettre en place pour vos clients.

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  • Idées ⇾ notez pêle-mêle tout ce qui vous passe par la tête. Chaque bloc s'ouvre pour laisser apparaître le contenu rédigé et orienter votre client dans sa prise de décisions.
  • En Cours ⇾ précisez à votre client/boss le sujet sur lequel vous êtes en train de travailler.
  • Révision ⇾ laissez votre client/boss prendre connaissance du travail et vous faire ses retours directement sur la plateforme.
  • Validé ⇾ votre client/boss déplace dans ce bloc les articles qu'il considère terminés.
  • Publié ⇾ vous avez deviné, pas besoin de préciser.

C'est un système duplicable à l'infini. Tout le monde a accès au même document et peut consulter en un clin d'oeil l'état d'avancement d'un chantier. À chaque fois que vous progressez en déplaçant un bloc d'une case à l'autre, votre client ou vos collaborateurs sont notifiés et peuvent interagir en direct.

Tout est centralisé, c'est hyper pratique quand vous bossez avec plusieurs personnes en simultané.

🔒 Évidemment, vous pouvez paramétrer la confidentialité de chaque document créé et garantir le secret professionnel pour chaque entité.

Quant à Trello, c'est également un gestionnaire de worfklow, en beaucoup moins poussé. C'est un bon outil pour du travail collaboratif et assigner des tâches, mais moins pratique quand votre métier consiste en grande partie à rédiger / designer. ­­­

LES FINANCES ET LA COMPTABILITÉ :­

Là encore, des solutions utiles peuvent vous aider. Il existe de nombreux outils pour vous accompagner et vous simplifier les tâches administratives. Pour faire simple, on a demandé à notre travailleur nomade de l'équipe, à son propre compte, les outils qu'il utilise au quotidien :

  • 💳 Shine : c'est son compte bancaire pro. Sa banque l'accompagne au jour le jour en lui permettant de consulter ses revenus en un clin d'œil et d'éditer des factures en quelques clics. L'app mobile est aussi très pratique.
  • 👩‍💼 Dougs : c'est une sorte de comptable low cost. Il paie 90€ par mois pour le strict minimum. À savoir tous les trucs d'adultes qu'il n'a pas envie de gérer (exercice comptable de fin d'année, déclaration de TVA, relevé de situation…). Ça suffit largement quand tu as une petite activité.

PLANIFIER LES VISITES ET LOISIRS :­

Au-delà de Remoters, on adore préparer, imaginer, fantasmer des roadtrips. Comme nos correspondants, on ne peut s'empêcher de filer des coups de main à nos amis sur leurs projets de voyages.

Voici trois outils entièrement gratuits pour tout préparer et ne plus commettre d'erreurs d'organisation : Notion, Google Agenda, Planificateur à Contresens.

🎨 Notion :

Pour nos voyages persos, on y note toutes les informations importantes : les vols, les logements, les voitures, mais aussi des TO-DO, des documents spécifiques…

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Notion pour préparer ses voyages

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📅 Google Agenda  :

Ça vous est déjà arrivé de zapper des réunions ? D'oublier une date importante ? Pas d'inquiétude, c'est parfaitement humain. Pour y remédier, un outil que vous devez probablement tous connaître. Rien de nouveau à l'horizon, c'est juste un rappel efficace, sur des mois à venir, des événements qui sont planifiés.

Google Agenda comble les trous. Honnêtement, on est plutôt du genre à tout y consigner : du rendez-vous médical à la place de concert, en passant par l'ensemble des événements et festivités, les réservations de restaurant, les week-ends planifiés...

💎 Planificateur à Contresens :

Ça, c'est le petit bijou de notre responsable communication, son amour de toujours. Vous préparesz un voyage ? Allez visiter leur site, vous ne le regretterez pas. Avec ce fabuleux outil (totalement gratuit, pour rappel), vous pouvez :

  • détailler toutes les étapes de votre voyage
  • ajouter des nuits, en enlever, marquer de simples stops
  • étudier le tracé de votre séjour
  • calculer votre empreinte carbone
  • estimer votre budget journalier

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Utilisation de Planificateur à Contresens

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TOUT BUDGÉTER :­

Google Sheets a toute sa place ici. Vous pouvez l'utiliser pour un milliard d'occasions, de la planification de votre séjour à l'étranger au budget de vos courses.

➡️ Voici un exemple concret d'utilisation de Google Sheets :

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Google Sheets pour budgéter son séjour à l'étranger

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Comme vous pouvez le voir, il y a des onglets spécifiques pour chaque destination. Cela vous permet de vérifier en un clin d'œil les gros postes de dépenses, de faire des concessions ailleurs… ou au contraire, de vous faire plaisir !

Avec la vie de travailleur nomade, il est facile de perdre pied entre vacances et travail. Checker régulièrement votre budget vous aide à lever le pied. ­­­­

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PRÉPARER SES VALISES :­

Faire sa valise, en tant que travailleur nomade, ce n'est pas si simple. Surtout quand vous privilégiez les formats de voyage à long-terme. En l'espace d'un mois, selon la destination, vous pouvez très bien passer de l'hiver le plus total à des températures beaucoup plus douces.

Notre responsable communication, à Montréal, a par exemple enchainé trois semaines oscillant entre 0°C et 32°C.

Autant te dire que vous n'avez pas intérêt à vous planter si vous ne voulez pas finir en doudoune en pleine canicule, en short dans la neige, ou dépenser un budget fringues pour des vêtements que vous avez déjà (bouh, la consommation excessive !).

Si vous avez envie de savoir comment bien faire votre valise de travailleur nomade (santé, vêtements, technologie…), nous vous invitons à lire l'article dédié sur notre blog.

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Maintenant que vous êtes au clair sur l'organisation, vous n'avez plus qu'à vous lancer dans l'aventure. Si vous avez besoin de plus de conseils et de retrouver des exemples concrets de vie en remote, inscrivez-vous à notre newsletter bimensuelle, la Slow Motion :